Eine weitere Software, die ich für meine täglichen Arbeitsabläufe verwenden muss? Warum ich und warum jetzt? Ist dies die Rückmeldung, die Sie von Ihren Kollegen aus der Rechtsabteilung erhalten, nachdem Sie die Einführung der neuen Workflow-Plattform angekündigt haben, die letztendlich die Benutzerführung Ihrer Kollegen und aller Mitarbeiter, die mit Ihrer Rechts- und Compliance-Abteilung interagieren, verändern wird? Dann sollten Sie weiter lesen.
Change Management (oder das Fehlen eines solchen) könnte das fehlende Element sein. Kurz gesagt geht es beim Change Management darum, Einzelpersonen, Teams und Organisationen durch den Prozess der Einführung und Anpassung an neue digitale Technologien, Prozesse und Systeme zu führen und zu unterstützen. Dabei geht es um das "Warum" und "Was ist für mich drin". Wenn es professionell und konsequent durchgeführt wird, konzentriert es sich darauf, einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die Vorteile der digitalen Transformation zu maximieren, während Widerstand und Störungen bei allen Beteiligten minimiert werden.
In Transformationsprojekten spielt das Änderungsmanagement eine eigene Rolle und sollte als separater und gleichwertiger Arbeitsschritt neben der Prozessgestaltung, -konfiguration und -entwicklung betrachtet werden.
Schlüsselelemente und Überlegungen
Im Folgenden finden Sie einige Schlüsselelemente und Überlegungen zum Change Management für digitale Transformationsprojekte im Rechtsbereich sowie eine Liste mit beispielhaften Maßnahmen:
- Eine klare Vision vorgeben: Definieren Sie eine überzeugende Vision für das digitale Transformationsprojekt und erläutern Sie, warum es notwendig ist und wie es mit den Gesamtzielen des Unternehmens in Einklang steht. Kommunizieren Sie diese Vision klar und deutlich an alle Beteiligten, einschließlich der Anwälte, des Supportpersonals und der Geschäftsführung.
Beispielaktivitäten: Projekt-Scoping, Projekt Charter, Kick-off-Meeting - Stakeholder-Engagement: Engage key stakeholders early on and involve them throughout the process. This includes all legal professionals, IT staff, management, and other relevant parties. Seek their input, address their concerns, explain the benefits to them (“what’s in it for me?”) and involve them in decision-making to gain their buy-in and support.
Beispielaktivitäten:: Stakeholder Maps, Stakeholder-Kommunikationsplan, verschiedene Meetingformate, Projekt-Landing Page - Change-Folgenabschätzung: Bewerten Sie vor dem Projektstart die potenziellen Auswirkungen der digitalen Transformation auf verschiedene Aspekte der Organisation, wie Arbeitsabläufe, Rollen und Zuständigkeiten, Arbeitsanforderungen und Interaktionen mit Stakeholdern. Identifizieren Sie potenzielle Widerstände oder Herausforderungen, die während der Implementierung auftreten können, und, was noch wichtiger ist, überwachen Sie alle Trends während des Projekts und nach dem Go-Live.
Beispielaktivitäten: target operating model, legal services portfolio map, user journey maps
- Change-Champions: Identifizieren Sie Change Champions (oder besser "Botschafter") innerhalb der Organisation, die als Promotoren für die digitale Transformation fungieren können. Diese Personen sollten über Einfluss, Glaubwürdigkeit und Fachwissen sowohl im rechtlichen als auch im technischen Bereich verfügen. Sie können dazu beitragen, die Einführung voranzutreiben, Bedenken auszuräumen und ihren Kollegen Schulungen und Unterstützung zu bieten.
Beispielaktivitäten: Stakeholder-Mobilisierungsstrategie, "Starter Kit", Engagement-Plan - Kommunikation und Training: Entwickeln Sie einen umfassenden Kommunikationsplan, um die Beteiligten über den Fortschritt, die Vorteile und den Zeitplan des digitalen Transformationsprojekts zu informieren. Stellen Sie regelmäßig Updates zur Verfügung, gehen Sie auf Bedenken ein und berichten Sie über Erfolgsgeschichten, z. B. über die Einführung bestimmter Prozesse oder Anwendungsfälle. Bieten Sie Schulungsprogramme und Ressourcen an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um die neuen Technologien effektiv zu nutzen.
Beispielaktivitäten: Stakeholder-Kommunikationsplan, Veröffentlichungsterminplan, Train-the-Trainer und End-User -Training - Pilotierung und gestaffelte Implementierung: Ziehen Sie in Erwägung, das Projekt zur digitalen Transformation zunächst in einem bestimmten Bereich oder einer Abteilung zu testen, bevor Sie es auf das gesamte Unternehmen ausweiten. Dieser Ansatz ermöglicht das Testen, Verfeinern und Sammeln von Feedback vor einer breiteren Implementierung. Eine schrittweise Umsetzung kann auch dazu beitragen, Risiken zu bewältigen und (empfundene) Störungen zu verringern.
Beispielaktivitäten: Legal Design-Sessions, User Acceptance Testing - Planung und Ablauf, Rollout-Terminplan - Management von Veränderungswiderständen: Antizipieren Sie den Widerstand gegen Veränderungen und gehen Sie darauf ein. Einige Mitarbeiter des Rechts- und Compliance-Teams zögern möglicherweise oder leisten Widerstand, weil sie sich Sorgen um die Sicherheit ihres Arbeitsplatzes machen, mit der Technologie nicht vertraut sind oder Angst vor einer höheren Arbeitsbelastung haben. Setzen Sie Strategien ein, um diese Bedenken auszuräumen, z. B. durch Schulungen, Unterstützung und das Aufzeigen der Vorteile und positiven Ergebnisse, die sich aus der Umstellung ergeben. Nutzen Sie Ihre Botschafter der Veränderung für Kommunikationsaktivitäten! Eine Denkschule schlägt sogar vor, sich speziell an die schärfsten Kritiker zu wenden, in der Annahme, dass ihr Sinneswandel eine größere Wirkung auf die zögerliche, aber möglicherweise schweigende Mehrheit haben könnte.
Beispielaktivitäten: "Key Stakeholder Engagement Plan", Retrospectives - Kontinuierliche Evaluierung und Verbesserung: Bewerten Sie regelmäßig die Auswirkungen des digitalen Transformationsprojekts und ermitteln Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial. Es handelt sich um eine Reise, nicht um eine einmalige Initiative! Holen Sie das Feedback von Geschäftsanwendern, Rechts- und Compliance-Fachleuten, der Geschäftsleitung und anderen Beteiligten ein, messen Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (wählen Sie für den Anfang einige aussagekräftige aus) und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten und die tatsächliche und wahrgenommene Kapitalrendite zu maximieren.
Beispielaktivitäten: Feedback / “Client Listening”-Sessions, Governance umgesetzt durch "Change Boards"
Zum Abschluss
Denken Sie daran, dass das Veränderungsmanagement ein fortlaufender Prozess ist, der eine Kombination aus effektiver Führung, Kommunikation, Schulung und Unterstützung erfordert, um eine erfolgreiche digitale Transformation im Rechtswesen zu ermöglichen. Außerdem sind ausreichend Zeit, Fachwissen und finanzielle Mittel erforderlich. Anstatt externe Beratung und Unterstützung in Betracht zu ziehen, kann das interne Kommunikationsteam ein guter Partner sein, den man engagieren sollte!