Zur Erfassung und Bearbeitung dieser Beschwerden setzt TIGGES DCO auf smartvokat Workflows, eine Plattform für die flexible juristische Fallaufnahme und -bearbeitung („Matter Management“) sowie Dokumentenmanagement. smartvokat Workflows, a platform for flexible legal case management and processing (“matter management”) as well as document management.   

Julien Weiler, Geschäftsführer smartvokat GmbH, führt aus: „Als junges Unternehmen freuen wir uns sehr über das in uns gesetzte Vertrauen, TIGGES DCO bei diesem Leuchtturmprojekt mit unserer Plattform smartvokat Workflows und unserer Umsetzungskompetenz unterstützen zu können.“ smartvokat Workflows platform and our implementation expertise.

Yvonne Quad, Geschäftsführerin TIGGES DCO GmbH, ergänzt: „smartvokat hat uns als Team mit seiner Erfahrung, Flexibilität und den Fokus auf „User Experience“ überzeugt. Gerade beim Beschwerdemanagement gilt es, die Einreichung möglichst einfach und intuitiv für den Beschwerdeführer zu gestalten, durch Anwenderfreundlichkeit eine hohe Akzeptanz als Anlaufstelle für Beschwerden zu schaffen. Auch die „User Experience“ aus Sicht der TIGGES DCO-Fallbearbeiter war uns sehr wichtig.“

TIGGES DCO nutzt folgende Funktionselemente von smartvokat Workflows insbesondere zur Dokumentation und Beschwerdebearbeitung:

• Aufnahme der Beschwerden über ein Webportal („Intake“)
• Beschwerdeverwaltung, einschließlich Fristen, Korrespondenz, etc.
• Aufgabenmanagement und -nachverfolgung

Hintergrund der Überwachungsstelle:
Die EU-Datenschutzgrundverordnung ermöglicht es Berufs- und Interessensverbänden, Vereinigungen u.a. sich Verhaltensregeln (auch Code of Conduct (CoC) genannt) zu geben – hierbei handelt es sich um ein nach wie vor noch nicht weit verbreitetes Instrument der Selbstregulierung. Verhaltensregeln sollen dabei primär den Umgang mit einzelnen Datenverarbeitungsbereichen erleichtern. Die Verbände / Institutionen haben die Möglichkeit sich selbst zu überwachen oder diese Überwachungstätigkeit einem externen Unternehmen zu übergeben. 

The post smartvokat Workflows for first Monitoring Body in Germany appeared first on smartvokat.

Moreover, any of AGA’s member companies benefit from another service: they can also use the HR.DokGenerator to create employment contracts with ease and have direct access to the most important HR forms.

Der HR.DokGenerator ist ein gemeinsamer Service des AGA, des Arbeitgeberverbandes AGAD e.V., grosshandel-bw und des Landesverband Bayern Großhandel, Außenhandel, Dienstleistungen e.V. (LGAD Bayern), implementiert auf smartvokat Workflows.

The post Job reference template at AGA live! appeared first on smartvokat.

Der allererste Schritt bei der Digitalisierung in Kanzleien und Rechtsabteilungen besteht darin, die juristische Arbeit als eine Reihe von Prozessen zu betrachten.. 

Der nächste logische Schritt ist es, diese Prozesse zu überprüfen und zu analysieren, ob sie ein Verbesserungspotenzial haben. An dieser Stelle kommt das Konzept des Workflows ins Spiel. “Workflow" wird von der Workflow Management Coalition (WfMC) definiert als "eine ganze oder teilweise Automatisierung eines Prozesses, bei dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben von einem Stakeholder zu einem anderen gemäß einer Reihe von Regeln zur Ausführung weitergeleitet werden" (“Next Stage Legal Project Management: Future-proof Your Matter Management”, Global Law and Business 2021).

Ein Prozess ist also eine Reihenfolge von Aufgaben, und der Workflow ist eine Methode zur Verbesserung der Effizienz dieser Reihenfolge. Wenn wir von der Digitalisierung der Prozesse sprechen, meinen wir damit das Organisieren der Prozesse in standardisierten Workflows mit klar definierten Schritten, Zielen, Stakeholder und KPIs.

Wie entwickelt man ein “Workflow Mindset”?

Die gute Nachricht ist, dass Sie es wahrscheinlich schon haben. Wir alle arbeiten in Prozessen, auch wenn wir uns dessen oft nicht bewusst sind und auch wenn unsere Prozesse manchmal vielleicht unstrukturiert sind. Beim “Workflow Mindset” geht es darum, diese "unbewussten" Prozesse in formellere Arbeitsabläufe umzuwandeln und dabei stets über die Effizienzsteigerung nachzudenken. 

Beim “Workflow Mindset” geht es auch darum, Zusammenhänge zwischen verschiedenen, auf den ersten Blick nicht miteinander verbundenen Prozessen in Ihrer Kanzlei oder Rechtsabteilung zu erkennen. Es geht auch darum, den unterschiedlichen Stakeholder innerhalb der Organisation zuzuhören und ihre Meinung rund um Prozessoptimierung mitberücksichtigen.   

Wie erstellt man einen “Legal Workflow”?

Auch hier gibt es gute Nachrichten: auf der Grundlage unseres eigenen Ansatzes zur Prozessvisualisierung haben wir ein kostenloses Toolkit Legal Workflow Canvas entwickelt.

Legal Workflow Canvas ist eine Vorlage, die Ihnen helfen kann, Ihre Workflows aufzubauen (indem man die Ziele, relevante Stakeholder, Prozessphasen und mögliche Einschränkungen definiert). Die Vorlage hilft auch, den aufgebauten Workflow mit KPIs zu analysieren und daraus zu lernen.

Wir freuen uns, unser Know-how innerhalb der Rechtsbranche zu teilen, und hoffen, dass unser hier zugängliches kostenloses Toolkit Ihnen dabei hilft, Ihre Organisation zukunftssicherer zu machen.

The post From Processes to Workflows appeared first on smartvokat.