Vom Prozess zu Workflow

Was ist ein Workflow?

Der allererste Schritt bei der Digitalisierung in Kanzleien und Rechtsabteilungen besteht darin, die juristische Arbeit als eine Reihe von Prozessen zu betrachten.

Der nächste logische Schritt ist es, diese Prozesse zu überprüfen und zu analysieren, ob sie ein Verbesserungspotenzial haben. An dieser Stelle kommt das Konzept des Workflows ins Spiel. “Workflow" wird von der Workflow Management Coalition (WfMC) definiert als "eine ganze oder teilweise Automatisierung eines Prozesses, bei dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben von einem Stakeholder zu einem anderen gemäß einer Reihe von Regeln zur Ausführung weitergeleitet werden" (“Next Stage Legal Project Management: Future-proof Your Matter Management”, Global Law and Business 2021).

Ein Prozess ist also eine Reihenfolge von Aufgaben, und der Workflow ist eine Methode zur Verbesserung der Effizienz dieser Reihenfolge. Wenn wir von der Digitalisierung der Prozesse sprechen, meinen wir damit das Organisieren der Prozesse in standardisierten Workflows mit klar definierten Schritten, Zielen, Stakeholder und KPIs.

Wie entwickelt man ein “Workflow Mindset”?

Die gute Nachricht ist, dass Sie es wahrscheinlich schon haben. Wir alle arbeiten in Prozessen, auch wenn wir uns dessen oft nicht bewusst sind und auch wenn unsere Prozesse manchmal vielleicht unstrukturiert sind. Beim “Workflow Mindset” geht es darum, diese "unbewussten" Prozesse in formellere Arbeitsabläufe umzuwandeln und dabei stets über die Effizienzsteigerung nachzudenken. 

Beim “Workflow Mindset” geht es auch darum, Zusammenhänge zwischen verschiedenen, auf den ersten Blick nicht miteinander verbundenen Prozessen in Ihrer Kanzlei oder Rechtsabteilung zu erkennen. Es geht auch darum, den unterschiedlichen Stakeholder innerhalb der Organisation zuzuhören und ihre Meinung rund um Prozessoptimierung mitberücksichtigen.   

Wie erstellt man einen “Legal Workflow”?

Auch hier gibt es gute Nachrichten: auf der Grundlage unseres eigenen Ansatzes zur Prozessvisualisierung haben wir ein kostenloses Toolkit Legal Workflow Canvas entwickelt.

Legal Workflow Canvas ist eine Vorlage, die Ihnen helfen kann, Ihre Workflows aufzubauen (indem man die Ziele, relevante Stakeholder, Prozessphasen und mögliche Einschränkungen definiert). Die Vorlage hilft auch, den aufgebauten Workflow mit KPIs zu analysieren und daraus zu lernen.

Wir freuen uns, unser Know-how innerhalb der Rechtsbranche zu teilen, und hoffen, dass unser hier zugängliches kostenloses Toolkit Ihnen dabei hilft, Ihre Organisation zukunftssicherer zu machen.

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