Deutschlands erste Überwachungsstelle nutzt smartvokat Workflows

TIGGES DCO GmbH, ein Beratungsunternehmen der TIGGES Gruppe, ist seit dem XY. September 2022 als erste unter der DSGVO akkreditierte Überwachungsstelle in Deutschland für den Verband „Die Wirtschaftsauskunfteien e.V.“ tätig. Neben der Überwachungstätigkeit ist TIGGES DCO als Beschwerdestelle Anlaufpunkt für Beschwerden von betroffenen Personen zu den in den Verhaltensregeln getroffenen Vorgaben.

Zur Erfassung und Bearbeitung dieser Beschwerden setzt TIGGES DCO auf smartvokat Workflows, eine Plattform für die flexible juristische Fallaufnahme und -bearbeitung („Matter Management“) sowie Dokumentenmanagement. smartvokat Workflows, a platform for flexible legal case management and processing (“matter management”) as well as document management.   

Julien Weiler, Geschäftsführer smartvokat GmbH, führt aus: „Als junges Unternehmen freuen wir uns sehr über das in uns gesetzte Vertrauen, TIGGES DCO bei diesem Leuchtturmprojekt mit unserer Plattform smartvokat Workflows und unserer Umsetzungskompetenz unterstützen zu können.“ smartvokat Workflows platform and our implementation expertise.

Yvonne Quad, Geschäftsführerin TIGGES DCO GmbH, ergänzt: „smartvokat hat uns als Team mit seiner Erfahrung, Flexibilität und den Fokus auf „User Experience“ überzeugt. Gerade beim Beschwerdemanagement gilt es, die Einreichung möglichst einfach und intuitiv für den Beschwerdeführer zu gestalten, durch Anwenderfreundlichkeit eine hohe Akzeptanz als Anlaufstelle für Beschwerden zu schaffen. Auch die „User Experience“ aus Sicht der TIGGES DCO-Fallbearbeiter war uns sehr wichtig.“

TIGGES DCO nutzt folgende Funktionselemente von smartvokat Workflows insbesondere zur Dokumentation und Beschwerdebearbeitung:

  • Aufnahme der Beschwerden über ein Webportal („Intake“)
  • Beschwerdeverwaltung, einschließlich Fristen, Korrespondenz, etc.
  • Aufgabenmanagement und -nachverfolgung

Hintergrund der Überwachungsstelle:
Die EU-Datenschutzgrundverordnung ermöglicht es Berufs- und Interessensverbänden, Vereinigungen u.a. sich Verhaltensregeln (auch Code of Conduct (CoC) genannt) zu geben – hierbei handelt es sich um ein nach wie vor noch nicht weit verbreitetes Instrument der Selbstregulierung. Verhaltensregeln sollen dabei primär den Umgang mit einzelnen Datenverarbeitungsbereichen erleichtern. Die Verbände / Institutionen haben die Möglichkeit sich selbst zu überwachen oder diese Überwachungstätigkeit einem externen Unternehmen zu übergeben. 

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