Nach der Entscheidung des Bayer-Teams, ServiceNow als Plattform für die digitale Transformation einzusetzen, wurde smartvokat als Implementierungspartner ausgewählt. "Eine echte Zusammenarbeit", so Thomas Pfennig, Global Head of Compliance & Data Privacy bei Bayer.
smartvokat leistete umfassende Unterstützung, einschließlich Prozess-Mapping und -Harmonisierung, Anpassung und Entwicklung unter Einsatz seiner eigenen "Legal Tech Translator"-Methode, um die Automatisierung von Rechts- und Compliance-Workflows und Self-Services bei Bayer in mehr als 90 Ländern umzusetzen. Weitere Dienstleistungen umfassten Managed Services nach dem Go-Live (Implementierungsbericht zum Download).
Unterstützt von iTSM Group, einem ServiceNow Elite Partner, führte die Zusammenarbeit beider Unternehmen zur Etablierung vonInspiring Legal”, einem Joint Venture mit dem exklusiven Fokus auf der Umsetzung von ServiceNow-basierten Legal- und Compliance-Lösungen.
Bayer arbeitete mit smartvokat zusammen, um die Plattformarchitektur und die Serviceanwendungen zu entwickeln. Flexibilität war entscheidend. Prozesse, von denen man erwartete, dass sie einfach sind, erwiesen sich als komplexer. Um die Dynamik des Projekts aufrechtzuerhalten, wurden Funktionsprototypen in nur wenigen Wochen entworfen, getestet und zur Produktionsreife gebracht.
Automatisierte Workflows lösen Standardanfragen schneller und ein reibungslos funktionierendes, durchgängiges Self-Service-Portal steht den Bayer-Mitarbeitern rund um die Uhr zur Verfügung. "Für mich war es wichtig, dass wir eine benutzerfreundliche Oberfläche haben", sagt Thomas Pfennig, Global Head of Compliance & Data Privacy bei Bayer. "Um die Benutzer zu überzeugen, musste sie ansprechend sein. Im Vergleich zu anderen Anbietern ist die ServiceNow-Plattform mit ihren umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten und den sofort einsatzbereiten Funktionen einfach angenehmer zu bedienen."
Die Auswirkungen sind signifikant. Seit der Einführung des ersten Workflows in der Organisation im letzten Jahr wurden fast 30.000 Anfragen über die LPC-Plattform bearbeitet. Unter anderem wurden über die LPC-Plattform mehr als 4.600 allgemeine rechtliche Anfragen, 3.400 Due-Diligence-Prüfungen durch Dritte und fast 20.000 Fair-Market-Value-Prüfungen (eine Anforderung gemäß den Kodizes der pharmazeutischen Industrie) bearbeitet, wobei die Automatisierungsrate bei einigen Prozessen bis zu 80 % betrug. Es gab fast 10.000 Nutzer mit einer schnell wachsenden Akzeptanzrate innerhalb der Organisation mit mehr als 100.000 Mitarbeitern.
Das Engagement der Nutzer lässt sich anhand des Wachstums der Wissensdatenbank, der Anzahl der eingereichten Fragen und der Geschwindigkeit, mit der Anfragen geschlossen werden, verfolgen. Die Nutzerzufriedenheit liegt derzeit bei 4,1 von 5 Punkten.